Waarom de ZZP-er en het MKB kiezen voor hosted exchange

Het MKB en de ZZP-er kunnen veel voordeel hebben van het inregelen van hun e-mail op een hosted exchange. In dit artikel lees je over de opties en lichten we toe waarom de hosted ecxhange zo’n interessante optie is. 

Voor jouw bedrijf is bereikbaarheid cruciaal. Een slecht functionerende of niet toegankelijke e-mailaanbieder, kost je uiteindelijk gewoon klanten. Er zijn natuurlijk verschillende mogelijkheden voor het beheren en verwerken van je-mail: zo kun je kiezen voor een gratis Gmail- of Outlookadres. Voor een eenmanszaak is dat eigenlijk al niet professioneel genoeg, maar voor een bedrijf in het MKB is het sowieso geen optie.

Je kunt ook kiezen voor een zogenaamd POP-3 e-mailadressen, maar dat heeft een groot nadeel: met een POP-3 e-mailadres worden de e-mails niet standaard bewaard op de externe server. Dat betekent dat je na het downloaden van de berichten op je mobiel, laptop of computer, deze alleen nog maar op dat specifieke apparaat kan bekijken. Er zijn aanbieders die POP-3 aanbieden met de mogelijkheid om berichten op de server op te slaan, maar dat moet je wel expliciet regelen.

Een e-mail exchange server

Een meer geavanceerde oplossing, is de zogenaamde e-mail exchange server. Dit is een server waarop je berichten, contacten en agenda’s staan opgeslagen . De bekendste en meest gebruikte aanbieder is de Microsoft Exchange, waarbinnen je de befaamde Outlookomgeving en Office 365 omgeving vindt. De exchange server is de server waarop alles terug is te vinden en die het verzenden, beheren van berichten en afspraken verzorgt. Je hebt hiermee altijd toegang, kunt dezelfde e-mail en dezelfde contacten vanaf alle devices openen en er is, zeker bij meerdere werknemers in het bedrijf, sprake van veel gedeelde en overal beschikbare informatie.

Hosted exchange en in-house exchange

Er zijn grofweg twee typen exchange servers: de hosted exchange, waar een externe partij de server voor je beheert en de in-house exchange, waar je zelf de server beheert. Beide oplossingen hebben voor- en nadelen.

Zo zit je bij een hosted exchange vast aan een abonnementsprijs, ben je afhankelijk van een derde partij voor het beheren en beveiligen van je data en gaat al het interne mailverkeer over een externe server.  Aan de andere kant ben je bij een hosted exchange zeer flexibel en kan je(soms) per maand opzeggen, kun je makkelijk opschalen en heb je automatisch de back-up van je data bij een externe partij geregeld.

Bij een in-house server ben je bij stroomuitval kwetsbaar, moet je zelf zorgen voor het onderhoud en beheer en kost het soms veel tijd om van buiten het netwerk toegang te krijgen tot de server. Je kunt dan weer wel zelf alle e-mailinstellingen beheren en interne (privacygevoelige) e-mail gaat niet over externe netwerken, maar blijft binnen de schil van je organisatie.

Startend of kleinbedrijf? Kies voor hosted exchange!

In de afweging of je moet kiezen voor een hosted exchange of een in-house exchange, speelt de grootte van het bedrijf een belangrijke rol. Werk je bij een multinational of organisatie met meer dan 1000 medewerkers? Dan is het waarschijnlijk interessant om je eigen in-house servers aan te schaffen en te beheren. Je hebt dan als afdeling ICT het beheer en de beveiliging in eigen hand.

Begin je net of heb je wat minder dan 1000 mensen in dienst? Dan is een hosted exchange verreweg de beste oplossing. Een eigen server kopen is duur, bewerkelijk en je zit er direct een aantal jaar aan vast. Bij een hosted exchange neem je gewoon het aantal abonnementen af dat je nodig hebt op basis van het aantal mensen in het bedrijf. Gaat er iemand weg, of komt er iemand bij? Dan kun je dezelfde dag nog het abonnement sluiten of een nieuwe medewerker toevoegen. De prijzen (vanaf € 7 per maand) zijn laag als je ze afzet tegen de productiviteitswinst van gedeelde informatie en gedeelde contacten.

> Hier vind je de belangrijkste aanbieders van Hosted Exchange, zie overzicht.